Con “Fatturazione elettronica” si identifica il processo digitale che genera e gestisce le Fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all’emissione/ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni. Al centro di questo processo, quindi, ci sono le “Fatture Elettroniche”. Per entrare più nel dettaglio, è opportuno distinguere tra le Fatture emesse verso una PA e quelle emesse verso un’impresa. Secondo l’Agenzia delle Entrate, nel 2017 sono state gestite 30,2 miliardi di fatture PA e 111 mila relative alle operazioni B2b.
Le Fatture emesse verso la PA, nel nostro Paese (dal 31 marzo 2015) sono tutte esclusivamente Fatture Elettroniche: per legge. Non sono semplici file allegati a un’email – come chi ha provato a produrle ha immediatamente compreso – ma si tratta di Fatture in formato elettronico, strutturate secondo un linguaggio standard (definito dalla PA stessa: l’XML “Tracciato FatturaPA”), firmate digitalmente da chi le ha fatte e obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in digitale. Il formato strutturato consente, a chi lo riceve (in questo caso la PA), di abbattere sensibilmente i tempi di registrazione dei dati – a patto di gestire il processo come un flusso digitale, cioè senza stampare carta – e di cogliere immediatamente eventuali criticità nelle “riconciliazioni” (confronto tra dati in Fattura e informazioni disponibili internamente su Ordinato, ricevuto/fruito per capire quanto effettivamente pagare). La firma digitale sulle Fatture garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti del documento informatico. La conservazione digitale a norma, infine, è un processo definito in modo chiaro dal legislatore che, semplificando, prevede l’apposizione di un’ulteriore firma digitale e una marca temporale sull’archivio elettronico delle Fatture, per cristallizzarne il contenuto e custodirlo per i 10 anni previsti dalle leggi italiane in rigoroso formato digitale (liberandosi per sempre di archivi e stampe massive).
Che cos’è la fatturazione elettronica tra privati? La fattura elettronica tra privati, è una normale fattura B2B emessa, ricevuta, firmata e conservata però, in maniera digitalizzata.
Ciò significa che la fatturazione B2B, ossia Business to Business o altrimenti detta fatturazione tra privati, invece che essere in formato cartaceo è emessa o ricevuta in qualunque formato elettronico in grado di assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione [D.P.R. 633/1972, art. 21, comma 3].
Dal momento che dal giugno 2014, la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA che intrattengono rapporti commerciali con le PA, l’Agenzia delle Entrate insieme alla Sogei, hanno messo a punto un sistema per le fatture elettroniche PA, chiamato SdI, Sistema di interscambio.
Il SdI, è utilizzabile quindi sia delle PA che dalle società, imprese e professionisti per emettere e ricevere, secondo modelli standardizzati definiti dall’Agenzia delle Entrate (XML), le fatture elettroniche, al fine di garantire loro l’autenticità e l’integrità mediante l’apposizione della firma elettronica di chi ha emesso il documento, e la loro conservazione per 10 anni.
La fatturazione elettronica B2B, consiste quindi nell’utilizzare questi stessi standard messi a punto dall’Agenzia delle Entrate per la fatturaPA anche per la formazione (XML), trasmissione e ricezione (tramite SdI) della fattura elettronica tra privati, e la successiva conservazione digitale.
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